在全球化的商业环境中，外贸业务的复杂性和多样性对企业提出了更高的要求。从处理采购订单（PO）到形式发票（PI）、再到商业发票（CI）以及装箱单（PL），每一个环节都需要精确无误的管理。幸运的是，Zoho Books作为一款先进的外贸订单管理系统，为企业提供了一站式解决方案，让这些复杂的任务变得简单而高效。
一、什么是PO、PI、CI和PL？
我们先来明确一下这四个术语的含义：
PO（Purchase Order，采购订单）：由买方发出给卖方的正式文件，表明买方希望购买特定数量和规格的商品。PI（Proforma Invoice，形式发票）：发货前由卖方提供给买方的一份预估账单，用于申请进口许可和计算关税等。CI（Commercial Invoice，商业发票）：是卖家出具的销售凭证，记录了实际出售的商品信息，并作为报关时确定应缴税款的基础。PL（Packing List，装箱单）：提供了关于每件包装内物品的具体说明，帮助确保正确的货物被运输到目的地。
二、Zoho Books如何简化外贸流程？
Zoho Books是一款智能的外贸订单管理系统，可以满足外贸企业的独特需求。以下是几个关键特性，展示了Zoho Books如何帮助企业轻松应对复杂的外贸文档生成过程：
1、自动化单证生成
Zoho Books覆盖了从采购订单（PO）到报价单（报价）、PI、CI和PL的全流程管理。所有单据可以一键转换，并集中存储于云端，方便随时调取。系统还支持与订单状态同步更新，实时跟踪交易进展，确保每个环节的顺利进行。
2、一键生成标准化PI（形式发票）
在外贸业务中，形式发票（PI）是卖方发给买方的重要单证，用于确认货物的数量、价格和付款条件。PI生成后，系统自动关联应收账款，支持设置付款提醒，减少延迟收款风险。传统手工制作PI不仅耗时耗力，还容易出错。Zoho Books通过自定义模板，支持添加企业LOGO、多语言（22种及180+货币信息）等，确保PI的标准化和准确性。系统会根据实时汇率自动换算金额，避免人工计算错误，提高工作效率。
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