【相信文字的力量】
多年前，我收到一家行业内的美国杂志发来的邮件，推销他们的广告服务。他们有纸质版也有网站，可以给我们公司老板做一次专访，包括介绍公司，把访谈文章挂在他们网站的首页，纸质版也可以刊登几个版面。联系我的是位女士，这个人写的邮件水平相当高，表达方式根本不是普通销售的话术。她的英文给人一种很古典很高雅的感觉。几轮沟通后，我给她去了电话，直接问她："你是不是在英国上的大学？"果然，她是纽约大学毕业，又在英国读过两年，随后回到美国，负责他们公司全球市场的推广。这是我第一次深切地感受到有人能把一封商务邮件写得这么美。合作伙伴中有一个印度老外，多年以前我们刚接洽上的时候，他邮件里写的句子有很多我都看不太明白。于是我就仔细研究，把他的邮件都抄在本子上，学习他的书写风格和用词。他的每一封邮件我都回复得特别认真，先打草稿，然后修改，改到自己满意了才发出去。当时抱着一种"我还不信了，你英文水平能比我高到哪儿去？"的不服输心态，就这样以邮件沟通的方式和这个印度客户互飙英文。持续了几个月后，能感觉到自己提升非常快。不仅如此，沟通期间我还卖出了自己设备，并且帮他提供咨询服务，一直合作到现在。通过这两次经历，我意识到写作商务邮件的能力够高，是能成就很多事情的。就我们国际贸易而言，所有的沟通工具中，最高频使用的就是邮件。如果能写好英文邮件，是对国际贸易这项工作的一个加持。我把这称为文字的力量。
【商务邮件的四个level】
感谢多年的外贸工作经历，我看过大量外贸人和老外沟通的邮件。通过他们的邮件，大概可以分成四个层级。
第一层从业者，相关的术语都很熟练，短句也很熟练，这个业务人员想表达的内容，能够通过简短的句子，最高频的词汇，以及大家最口语化的句式表达出来。这些基本功都没有问题。
第二层的外贸人在邮件沟通时内容会丰富一些，比如加入一些特定的问候，会和老外聊业务范畴以外的内容，包括新闻、时政、当地情况等。老外如果不是太忙，或者也比较爱交流，在回复的时候会多说几句。
第三个层级的外贸业务人员，邮件往往写得都比较长，想表达的东西以一种线性思维的方式进行罗列，同时会配上辅助和证明资料、图表、数据等等。相对来说这个层级已经相当不错。
第四层的外贸人，和客户沟通的邮件根本不拘泥于长短和形式，但他书写出来的英文很有艺术性，即便母语就是英语的老外也很喜欢看。这种情况下有一个最明显的特点：老外回复的邮件绝对比我方上一封发出的邮件长很多，很多我们准备下一封邮件问的话他一股脑儿全说了。感觉客户在键盘上敲字回复邮件的时候，比我更用心，更认真。不同层级的商务邮件，客户在回复时的差别为什么会这么大呢？从买家的角度来看，一目了然。假设你是一个买家，你在全世界找供应商，但你也非常清楚这个产品中国的厂商最多（各行各业大多数都是这个情况，中国制造的实力已经不容否认）。发出询盘以后，当天，第二天，或者隔了几天，大家逐渐都回复你了。
第一层的外贸人，语句简单，一看就是这家公司的外贸销售人员。通常会介绍自己的产品，于是买家给他回复时问一两个问题，要证书，让他报价，基本是这个情况。
第二层，买家能感觉到对面写邮件的这个人比较活泼，有一种和你交朋友的感觉，但是你也是老司机了，非常清楚他的目的就是为了卖产品，你回复邮件的时候不愿意扯些有的没的，还是说回产品。
第三层级的外贸人，对方的专业性、逻辑性都不错，在回复的供应商里是很突出的。作为买家第一反应就是不能让这家跑掉，先展开沟通，留住这个资源。当然距离合作还比较远，需要进行综合地对比，包括价格、认证、检验流程等，或者通过样品等手段确定能不能继续沟通。
第四层级的外贸人，买家收到邮件的时候，第一反应就是很惊艳！这谁呀，英文在哪儿学的？看来得找个时间专门回复这封邮件才行！还得想好了再写。因此，除非所在的行业和产品具有极强的垄断性，对于其他大多数产品而言，我们试问：哪一个层级的业务员，买家和他合作的机率高？
【决定商务邮件质量的底层要素】
从底层的机理来讲，如果能够做好以下四个方面，就能真正地写好商务邮件。这四个方面都具备的外贸人，也是一个全能的外贸人。
1. 销售心理学方面
研究销售心理，就是为了能把话说到客户的心里去，把事情做到位，从而让客户对我们建立起信任。直到现在许多国内企业都还是觉得销售就是先做人再做事。接洽项目的时候，找到关键人之后一定要把他接待好。比如宴请要到位，礼物甚至红包要给到位。西方人的文化里，是事情优先，服务优先。当服务水平达到了对方的标准，被对方接受，人和人的关系就同步建立了起来，做人和做事是并行的。国际贸易中对接一个老外，也是要洞察客户心理的。要想钓到鱼，就得像鱼一样思考。首先一个大原则就是，客户关心的永远只有他自己。
当我们探讨如何用真实的数据向美国客户解释产品加了关税，所以我们要涨价；当我们告知客户因为汇率的变动所以原先的报价已经失效的时候，这些问题即便拿出再真实、再完善的数据展示给买家，在他们心里都会反问一句：这跟我有什么关系？
与其花费时间说动客户接受当下因为各种原因的提价，不如切入他的生意模式里，帮助他一起分析并开拓当地的市场，在包括但不限于供应商所能做的范围内帮着他提升自己的销售量，这才是客户真正关心的。
第二就是，作为外贸人，要清楚地知道自己的公司具备怎样的能力，以及自己是怎样的一个人。公司层面，从财力、合作模式、交货能力，办证能力，去匹配合适的市场和合作伙伴。个人层面，从信仰、文化、个人特点，对自己剖析后明确定位，从而在交流过程中发挥自己的优质能力，规避短板。做到能看山还是山，看水还是水，才能着手去翻山渡水。
第三，通过和客户不断的沟通，了解客户的购买价值观。我在罗马尼亚的一家合作伙伴，就是一家典型的具有求美心理的企业。无论是千万级别的招标项目，还是单台设备的采购，这家公司的老板只会从他看到的宣传材料、技术材料做得最漂亮的几家里边进行选择。我作为他的中国采购代理，会把他发给我的欧洲本地厂商的样册，直接转给国内厂商，告诉他们要迅速做一版类似设计的宣传材料出来，不然前期很难入我老板的法眼——审美体系就没进去。还有一些客户从一开始沟通就非常强调合作的安全性。强调安全性的客户，可以从供货的唯一性、代理的唯一性等一些方面来谈，他们总想对自己的供货资源进行锁定，哪怕拿不到好的价格，这种情况下我们需要更主动、表现得更严谨，主动提出和对方签订NDA（保密协议），同时向对方多表示自己公司的商务原则，就能从公司层面匹配价值观。在我合作的客户群里，还有这样的买家：他对市场上同类型的产品非常熟悉，比如产品有哪些型号，欧美有哪些品牌，中国有哪几家做得比较好的，都能脱口而出。这样的买家购买价值观是求新。不论他自己作为使用方，或者分销方，他非常了解行业里边现有的产品，最关注的就是谁家有了新的变化，比如功能上、设计上有了新的改型。这样的客户看重创新，并且非常期待他的供应商也能做到。我们能做的就是跟上他的节奏，强调自己的产品也是在不断推新和迭代，同时有一件事情一定要为他做——对公司的ROADMAP（产品线的规划）进行讲解。对于求新心理的客户，可遇不可求，他们更会帮助我们对自己的产品进行提升和创新推动。
2. 市场营销方面
想写好一封商务邮件，得懂营销。懂营销的前提便是先打破只做销售不做营销的思维。外贸人说起来岗位设置的是海外市场专员、海外营销工程师，但许多外贸人并不清楚，sales和marketing到底有什么区别，甚至觉得这是同一个概念，就是说法不同而已。如果用捕鸟来举例的话，销售所做的工作是撒网，而营销则是撒米，地上有了米，更多的鸟才会来。打破只做销售不做营销的思维，落实在邮件沟通中，就是别急着卖东西，别总是询问"我的报价如何""你什么时候能给我下单"这样的问题，而是多传递自身的价值、品牌、服务能力等。只会做销售的外贸人，就好像在恋爱过程中只约着对方吃、玩，而懂得营销，则会和对方探讨共同的爱好，建立起心灵和精神层次的交流。好的商务邮件，它的作用表面看是建立联系，终极功能则是传递价值。价值传递了出去并被接受，想要的顺其自然就会来。
3. 深厚的语文能力
落实到邮件沟通中，语文能力包括两方面。首先是讲好一个故事。通过Case Study（应用案例）的形式，将一个故事分享给客户，能在前期沟通中省去许多麻烦，并且快速达到脱颖而出的功效。Case Study包括是怎么认识这个合作伙伴的，他当时的具体需求是什么，遇到的问题有哪些，我方提出了怎样的方案，通过哪............. 原文转载：http://fashion.shaoqun.com/a/1037324.html
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